Zanim ktokolwiek zapyta was o zgodność, trzeba umieć odpowiedzieć na dwa pytania: które z naszych narzędzi są systemami AI i kto jest przy nich dostawcą, a kto podmiotem stosującym. Rejestr jest odpowiedzią na oba i to on decyduje, ile pracy zostanie później.
dfzoo AI Institute buduje rejestry systemów AI i przeprowadza ich klasyfikację ryzyka dla firm i instytucji działających w Polsce. Podstawą krajową jest ustawa z 3 lipca 2026 o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003), która weszła w życie 11 sierpnia 2026, z wyjątkiem art. 8-18 oraz rozdziałów 3-5, 8 i 9, obowiązujących od 28 października 2026; to w nich znajduje się tryb kontroli oraz przepisy o karach. Organem nadzoru rynku i pojedynczym punktem kontaktowym jest Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji. Robimy inżynierską część tej pracy: znajdujemy systemy AI również tam, gdzie zostały wbudowane w kupione oprogramowanie, opisujemy je w rejestrze razem z uzasadnieniem klasyfikacji i wpinamy rejestr w procesy, dzięki którym nie zestarzeje się po kwartale. Wykładnię i podpis pod klasyfikacją zostawiamy radcy prawnemu.
Ustawa z 3 lipca 2026 o systemach sztucznej inteligencji została ogłoszona 27 lipca 2026 (Dz.U. 2026 poz. 1003) i weszła w życie 11 sierpnia 2026. Wyjątkiem są art. 8-18 oraz rozdziały 3-5, 8 i 9, które wchodzą w życie 28 października 2026. To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne, bo w tej drugiej grupie znajduje się tryb kontroli i przepisy o karach.
Art. 5 ust. 1-2 ustanawia Komisję Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji organem nadzoru rynku w rozumieniu art. 70 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2024/1689 oraz pojedynczym punktem kontaktowym. Przewodniczący Komisji ma zostać powołany w październiku 2026, a Komisja ma rozpocząć pracę w listopadzie 2026.
Ustawa przewiduje również piaskownice regulacyjne, bezpłatne dla małych i średnich przedsiębiorstw.
| Data | Co się zmienia | Co to znaczy w praktyce |
|---|---|---|
| 27 lipca 2026 | Ogłoszenie ustawy w Dzienniku Ustaw (poz. 1003) | Treść jest publiczna i można na niej pracować |
| 11 sierpnia 2026 | Wejście w życie ustawy, poza wskazanymi przepisami | Ramy krajowe obowiązują, organ jest ustanowiony |
| październik 2026 | Powołanie Przewodniczącego Komisji | Pojawia się adresat zgłoszeń i pytań |
| 28 października 2026 | Wejście w życie art. 8-18 oraz rozdziałów 3-5, 8 i 9 | Zaczyna działać tryb kontroli i przepisy o karach |
| listopad 2026 | Rozpoczęcie pracy Komisji | Nadzór rynku staje się operacyjny |
Nikt nie przyjdzie i nie powie wam, że dany system podlega przepisom. Każdy podmiot ocenia to samodzielnie, a ocena musi dać się odtworzyć, bo to od niej zaczyna się rozmowa przy kontroli, w ankiecie klienckiej i w badaniu due diligence.
Ocenę prowadzimy po cechach technicznych systemu, a nie po tym, jak nazywa go dostawca w materiałach handlowych. Znaczenie ma to, czy system wnioskuje z danych wejściowych, jak dużą ma autonomię, czy adaptuje się po wdrożeniu i czy jego wyniki wpływają na otoczenie, w tym na decyzje dotyczące ludzi.
Najwięcej sporów powstaje tam, gdzie łatwo powiedzieć, że to tylko automatyzacja: scoring i ranking, predykcja używana do typowania spraw do kontroli, klasyfikacja dokumentów, generowanie odpowiedzi w obsłudze klienta, sortowanie kandydatów. Publicznie opisywane spory o kwalifikację takich systemów pokazują, że rozstrzyga się to na faktach technicznych, więc te fakty trzeba mieć spisane, zanim ktoś zapyta.
Inwentaryzacja zrobiona przez wysłanie ankiety do zespołów kończy się listą tego, co ludzie pamiętają. Zbieramy z czterech źródeł naraz i porównujemy wyniki, bo dopiero rozbieżności między nimi pokazują, czego brakuje.
Poniżej pola, które musi mieć wpis, żeby dało się go obronić bez obecności osoby, która go tworzyła.
| Pole rejestru | Po co jest |
|---|---|
| Nazwa i właściciel biznesowy | Jest osoba, która odpowiada za wpis i za jego aktualność |
| Przeznaczenie | Klasa ryzyka wynika z przeznaczenia, nie z technologii |
| Dane wejściowe i ich źródło | Podstawa oceny wpływu na osoby i wymagań wobec danych |
| Model i dostawca, razem z wersją | Bez wersji nie da się odtworzyć, na czym oparto ocenę |
| Wasza rola: dostawca albo podmiot stosujący | Od roli zależy zestaw obowiązków |
| Klasa ryzyka i uzasadnienie | Sama klasa bez uzasadnienia jest nie do obrony |
| Nadzór ze strony człowieka: kto i w którym momencie | Odróżnia deklarację od działającego mechanizmu |
| Data wpisu, data przeglądu, osoba | Pokazuje, że rejestr żyje, a nie powstał raz pod audyt |
Rola decyduje o zestawie obowiązków i bywa częstszym źródłem nieporozumień niż sama klasa ryzyka. Firma, która wdraża kupiony system, występuje zwykle jako podmiot stosujący, ale może stać się dostawcą, jeżeli oznacza system własną nazwą lub znakiem towarowym, istotnie go modyfikuje albo zmienia jego przeznaczenie na takie, którego sam dostawca nie przewidział.
To rozróżnienie sprawdzamy dla każdego wpisu w rejestrze i zapisujemy razem z faktami, na których się opiera. Ostateczną kwalifikację prawną potwierdza radca, bo od niej zależy lista obowiązków, które trzeba potem wykonać.
Inwentaryzacja zrobiona jednorazowo pod audyt albo pod ankietę klienta trafia do arkusza i nie ma ani właściciela, ani punktu, w którym ktoś musi ją zaktualizować. Systemy zmieniają się szybciej niż arkusz: dostawca włącza funkcję AI w aktualizacji, zespół podmienia model na nowszy, ktoś kupuje narzędzie na kartę służbową. Po dwóch kwartałach rejestr opisuje stan, którego już nie ma, i jest wtedy gorszy niż jego brak, bo daje poczucie kontroli bez pokrycia.
Wpinamy rejestr w procesy, które i tak się dzieją: zakup narzędzia, wdrożenie, zmiana dostawcy i zmiana modelu dostają pole obowiązkowe z odsyłaczem do wpisu. Każdy wpis ma właściciela z imienia i nazwiska. Do tego ustawiamy kwartalny przegląd, w którym rejestr porównuje się z listą aplikacji z logowania SSO i z wydatkami, a różnice trafiają na listę do wyjaśnienia.
W kolumnie z klasą ryzyka stoi wartość, ale nie ma zapisu, na jakiej podstawie ją przyjęto. Osoba, która to rozstrzygnęła, zmieniła stanowisko albo firmę. Przy pierwszym pytaniu kontrolera, klienta albo kupującego w due diligence nikt nie odtworzy toku rozumowania, więc całą klasyfikację robi się od nowa, tym razem pod presją czasu.
Każdy wpis dostaje uzasadnienie z powołaniem na przepis i na konkretne fakty o systemie: przeznaczenie, dane, autonomię i wpływ na osoby. Zapisujemy datę i osobę. Uzasadnienia przechodzimy razem z waszym radcą prawnym i utrwalamy wynik tego przeglądu obok wpisu, a nie w czyjejś skrzynce pocztowej.
Inwentaryzacja pyta zespoły, co zbudowały, i nie pyta dostawców, co dołożyli. Funkcje AI wchodzą do systemu rekrutacyjnego, obsługi zgłoszeń i CRM przy zwykłej aktualizacji, bez żadnej decyzji po waszej stronie. To właśnie przy nich stoi zestaw obowiązków podmiotu stosującego, a w rejestrze ich nie ma, bo nikt nie uznał aktualizacji za wdrożenie AI.
Wysyłamy dostawcom konkretne pytanie o funkcje AI w wersji, której używacie, i o to, co planują dołożyć; wzór pytania zostaje u was do ponownego użycia. Równolegle czytamy changelogi i aneksy do umów powierzenia oraz porównujemy listę aplikacji z SSO z rejestrem. Odpowiedzi i daty sprawdzenia zapisujemy przy wpisach, więc następnym razem widać, co jest świeże, a co wymaga ponowienia.
Uznanie systemu za zwykłą automatyzację jest tańsze i szybsze, więc opis produktu zaczyna dopasowywać się do pożądanego wyniku. Rzecz w tym, że kwalifikację ocenia się na faktach technicznych, a te są zapisane w kodzie, w umowie z dostawcą i w tym, co system realnie robi z danymi. Rozjazd między opisem a faktami wychodzi dokładnie wtedy, kiedy jest najdroższy.
Kwalifikację prowadzimy na faktach: co jest w kodzie i w konfiguracji, jakie dane wchodzą, jak duża jest autonomia i co dzieje się z wynikiem. Fakty spisujemy przy wpisie razem ze źródłem. Przypadki, w których fakty nie rozstrzygają, oznaczamy jako sporne i przekazujemy radcy z gotowym pytaniem, zamiast rozstrzygać je samodzielnie.
Zdanie o tym, że ustawa weszła w życie 11 sierpnia, brzmi jak zamknięcie tematu, więc plan pracy powstaje pod tę jedną datę. Tymczasem przepisy o trybie kontroli i o karach wchodzą 28 października, a organ staje się operacyjny jeszcze później. Najtwardsza część harmonogramu zostaje na koniec, kiedy nie ma już miejsca na przesunięcie.
Plan pracy układamy pod obie daty i pod moment, w którym organ zaczyna działać, z listą tego, co musi być gotowe przed każdą z nich. Harmonogram ma właścicieli i statusy, więc widać na nim, co jest zrobione, a co dopiero zaplanowane. Przechodzimy przez niego z wami raz w miesiącu do końca roku.
Repozytoria i wywołania API, umowy i faktury, changelogi dostawców, logowanie SSO i wydatki. Porównujemy wyniki, a rozbieżności między nimi wyznaczają dalszą pracę.
Opisujemy każdy system w pełnym zestawie pól, przypisujemy rolę i klasę ryzyka razem z uzasadnieniem opartym na faktach.
Oddzielamy to, co rozstrzygają fakty, od tego, co wymaga wykładni. Przygotowujemy pytania i przechodzimy przez nie z waszym radcą albo z naszym partnerem prawnym.
Rejestr dostaje właścicieli i procedurę aktualizacji, a harmonogram terminów trafia do osób, które za nie odpowiadają. Przekazujemy komplet i omawiamy go z kierownictwem.
Porównujemy rejestr z rzeczywistością: nowe aplikacje w SSO, aktualizacje dostawców, zmiany modeli. Różnice wyjaśniamy i dopisujemy.
Art. 4 AI Act obowiązuje od 2 lutego 2025 i nie został przesunięty. Mapowanie ról na wymagany poziom kompetencji, program szkolenia per rola i artefakty, którymi udokumentujesz obowiązek.
Terminy dla systemów wysokiego ryzyka przesunięto, obowiązków przejrzystości z art. 50 nie. Co trzeba oznaczyć, gdzie w interfejsie i jak sprawdzić, że oznaczenie przeżyło publikację.
Inwentaryzacja systemów AI, klasyfikacja ryzyka i dokumentacja techniczna wymagana przez AI Act.
Polityka użycia, cykl ewaluacji i rejestr ryzyka - podstawy gotowe pod działy zakupów.
Jesteśmy zespołem inżynierskim, nie kancelarią. Budujemy rejestr, zbieramy fakty i przygotowujemy uzasadnienia w formie gotowej do przeglądu, ale kwalifikację prawną systemu i ocenę obowiązków podpisuje radca prawny: wasz albo nasz partner prawny. Przypadki, w których fakty nie rozstrzygają, oznaczamy jako sporne, zamiast rozstrzygać je po cichu.
Powiedz nam, na jakim etapie jesteście z rejestrem i klasyfikacją systemów AI. Odpowiadamy w jeden dzień roboczy.